fbpx
Rozwijamy ludzi, doskonalimy procesy.

Wprowadzenie zmiany w organizacji to zawsze duże wyzwanie bez względu na jej wielkość oraz zakres zmian.

Często wprowadzanie zmiany w organizacji kończy się porażką lub połowicznym osiągnięciem tego co chcieliśmy zrealizować.

Ten tekst podpowie Ci jak skutecznie rozpocząć proces wprowadzenia zmiany w organizacji, tak aby nie popełnić błędów z którymi ja jako konsultant bardzo często spotykam się w organizacji. Zatem zaczynajmy.

Przed rozpoczęciem wprowadzania zmiany w organizacji ważnym jest odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

→ Po co my to robimy?

→ Dlaczego to jest dla nas istotne?

→ Jaka jest obecna sytuacja?

→ Jaki jest obecnie sposób myślenia zarządu i metody zarządzania?

→ Jak zmiana ma się do strategii (jeśli ją posiadamy)?

→ Jaki jest nadrzędny cel?

Uchwycić kontekst.

Istotnym jest również uchwycenie kontekstu. Zarówno kontekstu otoczenia biznesowego jak i obecnej kultury organizacyjnej, czyli zewnętrzny i wewnętrzny kontekst. Tak zwane tło zmiany.

Jeśli zmiana, transformacja czy jakkolwiek sobie to nazwiemy ma przynieść określone korzyści dla organizacji konieczne jest powtarzam konieczne jest zrozumienie obecnej sytuacji i tego co chcemy tak naprawdę osiągnąć dzięki tej zmianie osiągnąć.

Myślenie w kategoriach rezultatu nie celu.

Należy się przestawić na myślenie w kategoriach rezultatu nie celu.  Jeżeli chcemy wdrożyć coś to jakie mają być tego rezultaty? Wtedy można dobrać metody i narzędzia, które doprowadzą nas do tego oczekiwanego rezultatu.

Zbudują one zaangażowanie od poziomu zarządczego po szeregowego pracownika i to właśnie w takiej kolejności oraz skierują organizację na właściwy tor we właściwym kierunku.

W innym przypadku będziemy mieli do czynienia niestety z sezonową aktywnością czy inicjatywą, która prędzej czy później zakończy się jej naturalną śmiercią.

Bardzo istotne jest przed podjęciem jakiejkolwiek inicjatywy szczególnie jeżeli mówimy o dużych zmianach w organizacji, ale przecież też mniejsze są również bardzo istotne uchwycenie tych podstawowych elementów stanu obecnego, które pozwolą nam na właściwe zrozumienie tego co się dzieje w organizacji a dopiero potem opracowanie ścieżki zmiany.

Będzie to się wiązało z większą ilością czasu poświęconego na przygotowanie jednak proszę mi wierzyć, że te działania są bardzo istotne.

Jeżeli dobrze się przygotujemy do transformacji organizacji to jest duża szansa, że mniej błędów popełnimy podczas samego procesu zmiany a z drugiej strony nie będziemy zastanawiać się nad każdym krokiem tylko będziemy mieli opracowaną mapę drogową wdrożenia.

Analiza pola sił.

Jeżeli również poświęcimy czas na analizę pola sił, czyli zdefiniujemy siły wspierającą i siły hamujące zmianę oraz zastanowimy się jak siły hamujące osłabić a te drugie, czyli siły wzmacniające jeszcze uwypuklić, to będzie nam łatwiej wprowadzić zmianę w organizacji, ponieważ będziemy przygotowani na pewne zjawiska, które mogą się pojawić.

To kolejny krok, który pozwala nam jeszcze lepiej przygotować się do samej transformacji.

Warto się również zastanowić jakiego rodzaju opór możemy napotkać w organizacji.

Jak będą reagować pracownicy i czy mieli już może do czynienia z taką sytuacją.

A co gry to restart?

A co, gdy wprowadzamy coś po raz drugi do firmy?

Poszukajmy wtedy odpowiedzi na pytania:

Jakie wtedy było zaangażowanie kadry menedżerskiej wszystkich szczebli? Co planowaliśmy, a co otrzymaliśmy?

Jakie dobre praktyki możemy wyciągnąć z poprzedniego wdrożenia zmiany?

Na jakie rzeczy musimy uważać?

Czy było na zasadzie macie zróbcie sami sobie? Jeśli tak to wyglądało wcześniej to też będzie miało bardzo istotny wpływ na to w jaki sposób ludzie będą odbierać obecną zmianę i jak będą się w nią angażować.

Oczywiście nie obejdzie się bez oporu, bo on jest naturalnie wpisany w zmianę.

Nikt nie lubi być wsadzany w nowe buty, skoro stare są wygodne i jest mi w nich dobrze.

Podsumowanie

Realizując powyższe wskazówki myślę, że jest o wiele większa szansa uniknięcia porażki.

Łatwiej będzie nam rozpocząć proces zmiany i go utrzymać i osiągnąć docelowo to co sobie zaplanowaliśmy.

To na tyle. Jeżeli widzicie obszar do współpracy i to co piszę ma dla Państwa rację bytu w waszej organizacji zapraszam do kontaktu. Wspólnie możemy dużo działać.

 

Pozdrawiam

Przemysław Rychlewski.

Kurs online Mapowanie procesów w firmach produkcyjnych i usługowych to kompletna ścieżka wdrożenia i wykonania procesu mapowania w organizacji. Od samych podstaw do procesu ciągłego doskonalenia.

Mapowanie procesów to technika polegająca na mapowaniu (czyli opisywaniu w sposób graficzny) jak wygląda przepływ wartości z perspektywy Klienta w procesach organizacyjnych przedsiębiorstwa.

Mapowanie procesów biznesowych pozwala zobrazować w jaki sposób funkcjonuje firma od strony procesowej i to niezależnie od branży, przyjętego modelu biznesowego, rodzaju klientów.

Mapowanie procesów w firmie produkcyjnej czy usługowej pozwala zbudować w firmie świadomość, iż są procesy, w jaki sposób są one między sobą powiązane, kto odpowiada za dany proces, gdzie się dany proces zaczyna, a gdzie kończy, ile kosztuje obsługa procesów.

Jakie korzyści daje mapowanie:

optymalizacja kosztów – zebrane dane z procesów są  podstawą dla wskazania miejsc ograniczenia kosztów, mapowanie procesów ułatwia określeniewąskich gardeł i obszarów do doskonalenia

wzrost sprawności procesów – wyższa efektywność umożliwia obsłużenie większej liczby zadań ( klientów, zamówień) przez posiadane zasoby. Dzięki mapie procesów i wnioskach z analizy procesów łatwiej wskazać miejsca do poprawy.

stabilizacja procesów i działania firmy – mapowanie procesów to działania mające na celu stabilizację warunków. Czyli inaczej mówiąc firma i procesy zaczynają być powtarzalne i generują mniej wad i problemów.

standaryzacja działań   stabilne procesy pozwalają na wdrożenie standardów mających na celu ujednolicenie działania w ramach realizacji zadań np obsługi klienta czy produkcji lub realizacji projektu.

doskonalenie jakości – dokładna dokumentacja procesu narzuca dobre praktyki, zapewnia powtarzalność oraz ogranicza pomyłki w procesach.

wdrożenie systemów informatycznych   firma planuje wdrożenie nowych rozwiązań informatycznych. Dobrze opisane procesy przyspieszają proces drożenia i redukują jego koszty.

Mapowanie procesów krok po kroku.

1. Decyzja o mapowaniu.
2. Analiza i wybór procesu do mapowania.
3. Powołanie zespołu i szkolenie.
4. Baseline - mapa stanu obecnego.
5. Potencjał usprawnieniowy.
6. Mapa stanu przyszłego.
7. Działania doskonalące 30/60/90 dni.
8. Ocena rezultatów.
9. Standaryzacja.
10 Wizualizacja.
11. Doskonalenie
12. Powrót do punktu nr 1.

Czy zastanawiałeś się kiedyś, ile tak naprawdę kosztują Cię rocznie błędy w Twoich procesach biznesowych?

Okazuje się, że te liczby sięgają setek tysięcy złotych i potrafią rozłożyć na łopatki wiele firm. Klienci przysyłają reklamacje, w firmie panuje nerwowa atmosfera a Ty nie wiesz który pożar gasić.⠀

Rozwiązanie jest proste:⠀

👉 Nauczyć się skutecznie mapować i doskonalić procesy a dzięki temu ⠀

👉 Redukować czas realizacji zamówienia klient o 20-30% i przyjmować więcej zleceń⠀

👉 Identyfikować i ograniczyć straty procesowe a dzięki temu obniżyć koszty wytworzenia.⠀

👉 Podnieść poziom jakości wyrobów i usług i redukując koszty reklamacji i zwrotów.⠀

 

Zapisz się do programu online:

Mapowanie procesów w firmach produkcyjnych i usługowych

i przestań gasić pożary w swoich procesach biznesowych.