Rozwijamy ludzi, doskonalimy procesy.

Doskonalenie procesów skupia się na dostarczaniu wartości dla klienta. Mapowanie procesów pozwala dostrzec ta wartość w organizacji jak również identyfikować elementy zakłócające przepływ tej wartości czyli straty. Z reguły skupiamy się na dostarczaniu wartości klientowi ostatecznemu zapominając o innym ważnym kliencie. jakim? Zapraszam do obejrzenia wideo. #leanmanufacturing #klient #mapowanie #leanmanagement #doskonalenie

Każda podróż zaczyna się od pierwszego kroku jakim jest przygotowanie się do niej. W tym artykule znajdziesz kilka ważących moim zdaniem wskazówek jak przygotować się do mapowanie procesów.

Krok 1: Zidentyfikuj proces do zmapowania

Chociaż dobrze jest zmapować wszystkie swoje procesy, musisz zacząć od czegoś. Tak więc pierwszym krokiem jest wybranie procesu, od którego chcesz rozpocząć pracę.

Prawdopodobnie chcesz zacząć od procesu, który ma kluczowe znaczenie dla Twojej firmy, a którego ulepszenie można łatwo śledzić za pomocą liczb.

Generalnie jednak istnieją trzy sposoby wyboru procesu:

Reaktywny – w tym przypadku proces się nie powiódł lub jest znacznie gorszy z powodu jakiegoś wąskiego gardła. Możesz tutaj przeprowadzić mapowanie, aby zidentyfikować i naprawić problem.

Strategiczny – ma to miejsce, gdy mapowanie jest wykonywane w ramach przeglądu strategicznego wysokiego poziomu, w którym to przypadku wybrany proces będzie uważany za integralny z tą strategią i celami organizacji.

Koncentracja na kliencie – I wreszcie, wtedy proces jest wybierany do mapowania, ponieważ ma on kluczowe znaczenie dla zapewnienia poprawy satysfakcji klienta, a naprawianie problemów lub nieefektywności w ramach tego procesu przyniesie widoczne korzyści klientom.

Krok 2: Zbierz zespół projektowy

Nawet jeśli znasz tajniki swojej firmy, nadal będziesz chciał współpracować z pracownikami, którzy zajmują się tym procesem. Ich wkład może być w tym bezcenny, ponieważ mogą już mieć kilka pomysłów na ulepszenie procesów.

Zmiany wydają się być przerażające dla wszystkich – a inicjatywa dotycząca mapowania procesów może wydawać się zagrażająca niektórym pracownikom. Kto wie, może trzeba będzie obniżyć czyjąś pozycję, aby zwiększyć efektywność? Zaangażowanie ich w inicjatywę zapewni, że ich głosy zostaną wysłuchane, co pozwoli uspokoić strach przed pozostawieniem w spokoju.

Możesz także poprosić o pomoc kogoś z kierownictwa wyższego szczebla w zespole. Bez niej możesz poprosić kierownictwo o zgodę nawet na najmniejszą zmianę, którą chcesz przeprowadzić.

Uzyskanie poparcia dla zmiany firmy nie jest łatwe. Możesz jednak użyć modeli zarządzania zmianą, takich jak model ADKAR, aby przyzwyczaić pracowników do zmian.

Krok 3: Przygotuj się merytorycznie.

Nie porywaj się z motyką na księżyc. Zacznij od podstawowych rzeczy. Pierwszą z nich jest przygotowanie merytoryczne pracowników do procesu doskonalenia. Mówiąc wprost czas na szkolenia i warsztaty, które pozwolą̨ zrozumieć́ idee optymalizacji. Bez zadęcia i pseudo biznesowego bełkotu. 

Ma być prosto i z sensem. 

Dobieraj formę przekazu adekwatnie do odbiorcy. Używaj firmowego żargonu, technicznych zwrotów. Nie chowaj się za dyrektorskimi zwrotami i nie moralizuj. Używaj języka zrozumiałego dla odbiorcy. W ten sposób zbudujesz lepszą relację z pracownikami. Jeśli nie umiesz prosto opowiedzieć́ o skomplikowanych sprawach, zacznij się̨ w tym doskonalić- ćwicz. 

Nie zasypuj ludzi ogromną dawką wiedzy od razu. Podziel rozwój na etapy i daj wiedzę, która jest potrzebna tu i teraz. Pamiętaj ludzie zapamiętają więcej, jeśli będą uczyć się
w praktyce. 

Krok 4: Zbierz informacje – LDF

Moja zasada LDF L-liczby, D-dane, F-fakty. To podstawa mapowania. 

Gdy już wiesz, co chcesz osiągnąć i który proces zamierzasz zmapować, musisz zacząć zbierać wymagane informacje. Jak wygląda obecnie proces, jakie są z nim problemy, jakie sa wskaźniki opisujące proces etc.

Na tym pierwszym etapie najlepiej jest popełnić błąd polegający na pobieraniu zbyt dużej ilości informacji i filtrowaniu ich podczas pracy, zamiast skończyć z niewystarczającą ilością i ponownie analizować proces.

Krok 5: Wywiady z kluczowymi osobami

W ramach zbierania informacji musisz porozmawiać z zaangażowanymi osobami, aby dowiedzieć się, jakie jest ich zrozumienie procesu i wykorzystać otrzymane od nich informacje, aby zidentyfikować problemy i możliwości poprawy.

Musisz mieć świadomość, że pracownicy będą wnosić własne uczucia i plany do swoich opisów sposobu działania, ale nadal ważne jest, aby ich słuchać, aby lepiej zrozumieć proces.

Uzbrojony w ta wiedze możesz przystąpić po pierwszej mapy – SIPOC

Może Ci się wydawać, że zrozumienie pojęcia wartości dla klienta jest łatwe jednak w rzeczywistości każdy postrzega ją inaczej.

Lean dostarcza sposobów na zrozumienie, co cenią klienci, a także pozwala ustalić, jak dostarczyć im to co dla nich wartościowe w sposób jak najbardziej skuteczny. 

Definiowanie „wartości” jest ważne, ponieważ stanowi fundament, na którym budujesz procesy w swoim biznesie – firmie, mające na celu dostarczenie jej klientowi dla jego satysfakcji i Twojemu zyskowi.

Czym jest wartość?

Najprościej mówiąc, wartość oznacza to, jak cenna jest dla nas dana rzecz. Wartość może oznaczać użyteczność, korzyść, łatwość obsługi, szybkość, lub nawet zasady czy standardy. 

Kto określa wartość? 

Wartość ustalają ostateczni użytkownicy produktu, usługi, czyli klienci.

Wartość́ musi być łatwo dostrzegalna, łatwa do ocenienia, a klienci muszą być skłonni zapłacić za możliwość korzystania z niej. Natomiast osoby czy firmy dostarczające tej wartości muszą mieć z niej zysk. 

Dlaczego zrozumienie co ceni klient jest ważne?

Mimo że Lean daje nam standardową definicję wartości, trudniej jest zrozumieć, co klienci uznają̨ za wartościowe oraz jak zastosować, zmierzyć i przełożyć na praktyczne działania ich definicję wartości. 

•Jakie działania naprawdę tworzą wartość? 

• W jaki sposób człowiek lub organizacja zaczyna cenić określony produkt lub usługę?

• Co przesądza o tym, ile ktoś jest skłonny zapłacić (pieniędzmi, czasem lub innymi zasobami) za daną rzecz? 

Odpowiedzi na te pytania sprowadzają się do zdefiniowania wartości. 

Klient wybierze Ciebie, jeśli uzna, że Twoje produkty lub usługi mają dla niego największą wartość – spełniają jego wymagania co do produktu czy usługi.

Klient ma wiele wymagań i kryteriów podejmowania decyzji, jednak w ostatecznym rozrachunku uzna dany proces za wartościowy i wybierze Ciebie, jeśli dojdzie do wniosku, że Twoje produkty i usługi najlepiej spełniają jego wymagania. 

Hurra! Klient wybrał Ciebie i co dalej z tym zrobić?

Stajesz przed dużym wyzwaniem wprowadzenia tej wartości (wymagań klienta) do swoich procesów tak aby, ciągle i stabilnie dostarczać wartość, której oczekuje klient w swoich produktach i usługach.

Co to znaczy?

  • Twoja cena i koszty wytworzenia nie mogą wzrosnąć. Jeśli koszty wytworzenia będą wzrasta to tracisz zysk, jeśli podniesiesz cenę nie dodając wartości tracisz klienta.
  • Czas dostawy do klienta musi być zawsze taki sam= taki na jaki się umówiłeś z klientem.
  • Jakość Twoich produktów musi być taka na jaką się umówiłeś z klientami. Co ważne musi być odtwarzalna i powtarzalna.

Jak to dobrze zrobić?

Analizując procesy szukaj w nich dwóch głównych elementów:

Miejsc dodawania wartości i obszarów generowania strat.

Czym jest dodawanie wartości? Żeby można było powiedzieć, że dane działanie zwiększa wartość, musi spełniać wszystkie trzy kryteria równocześnie: 

  • Klient musi być skłonny zapłacić za dane działanie. 
  • Działanie musi w jakiś sposób przekształcać produkt lub usługę. 
  • Działanie musi zostać przeprowadzone w sposób prawidłowy za pierwszym razem. 

Aby zwiększyć wartość, wszystkie działania, czynności, procesy, osoby w nie zaangażowane i inne zasoby uczestniczące w procesie muszą spełniać te trzy kryteria. 

W Lean, jeśli dana czynność nie spełnia wszystkich trzech kryteriów dodawania wartości jest uważana za taką, która nie dodaje wartości i jest stratą.

To tylna dzisiaj.

W kolejnych artykułach dowiesz się:

  • Jak zdefiniować wartość dla klienta – ustalić jego wymagania.
  • Jak przełożyć wymagania klienta na procesy w Twojej firmie.
  • Jak sprawdzić czy proces spełnia wymagania klienta – w poszukiwaniu wartości i strat w swoich procesach.

A może interesuje Cię tematyka mapowania procesów?

Odbierz bezpłatny ebook