Każda podróż zaczyna się od pierwszego kroku jakim jest przygotowanie się do niej. W tym artykule znajdziesz kilka ważących moim zdaniem wskazówek jak przygotować się do mapowanie procesów.
Krok 1: Zidentyfikuj proces do zmapowania
Chociaż dobrze jest zmapować wszystkie swoje procesy, musisz zacząć od czegoś. Tak więc pierwszym krokiem jest wybranie procesu, od którego chcesz rozpocząć pracę.
Prawdopodobnie chcesz zacząć od procesu, który ma kluczowe znaczenie dla Twojej firmy, a którego ulepszenie można łatwo śledzić za pomocą liczb.
Generalnie jednak istnieją trzy sposoby wyboru procesu:
Reaktywny – w tym przypadku proces się nie powiódł lub jest znacznie gorszy z powodu jakiegoś wąskiego gardła. Możesz tutaj przeprowadzić mapowanie, aby zidentyfikować i naprawić problem.
Strategiczny – ma to miejsce, gdy mapowanie jest wykonywane w ramach przeglądu strategicznego wysokiego poziomu, w którym to przypadku wybrany proces będzie uważany za integralny z tą strategią i celami organizacji.
Koncentracja na kliencie – I wreszcie, wtedy proces jest wybierany do mapowania, ponieważ ma on kluczowe znaczenie dla zapewnienia poprawy satysfakcji klienta, a naprawianie problemów lub nieefektywności w ramach tego procesu przyniesie widoczne korzyści klientom.
Krok 2: Zbierz zespół projektowy
Nawet jeśli znasz tajniki swojej firmy, nadal będziesz chciał współpracować z pracownikami, którzy zajmują się tym procesem. Ich wkład może być w tym bezcenny, ponieważ mogą już mieć kilka pomysłów na ulepszenie procesów.
Zmiany wydają się być przerażające dla wszystkich – a inicjatywa dotycząca mapowania procesów może wydawać się zagrażająca niektórym pracownikom. Kto wie, może trzeba będzie obniżyć czyjąś pozycję, aby zwiększyć efektywność? Zaangażowanie ich w inicjatywę zapewni, że ich głosy zostaną wysłuchane, co pozwoli uspokoić strach przed pozostawieniem w spokoju.
Możesz także poprosić o pomoc kogoś z kierownictwa wyższego szczebla w zespole. Bez niej możesz poprosić kierownictwo o zgodę nawet na najmniejszą zmianę, którą chcesz przeprowadzić.
Uzyskanie poparcia dla zmiany firmy nie jest łatwe. Możesz jednak użyć modeli zarządzania zmianą, takich jak model ADKAR, aby przyzwyczaić pracowników do zmian.
Krok 3: Przygotuj się merytorycznie.
Nie porywaj się z motyką na księżyc. Zacznij od podstawowych rzeczy. Pierwszą z nich jest przygotowanie merytoryczne pracowników do procesu doskonalenia. Mówiąc wprost czas na szkolenia i warsztaty, które pozwolą̨ zrozumieć́ idee optymalizacji. Bez zadęcia i pseudo biznesowego bełkotu.
Ma być prosto i z sensem.
Dobieraj formę przekazu adekwatnie do odbiorcy. Używaj firmowego żargonu, technicznych zwrotów. Nie chowaj się za dyrektorskimi zwrotami i nie moralizuj. Używaj języka zrozumiałego dla odbiorcy. W ten sposób zbudujesz lepszą relację z pracownikami. Jeśli nie umiesz prosto opowiedzieć́ o skomplikowanych sprawach, zacznij się̨ w tym doskonalić- ćwicz.
Nie zasypuj ludzi ogromną dawką wiedzy od razu. Podziel rozwój na etapy i daj wiedzę, która jest potrzebna tu i teraz. Pamiętaj ludzie zapamiętają więcej, jeśli będą uczyć się
w praktyce.
Krok 4: Zbierz informacje – LDF
Moja zasada LDF L-liczby, D-dane, F-fakty. To podstawa mapowania.
Gdy już wiesz, co chcesz osiągnąć i który proces zamierzasz zmapować, musisz zacząć zbierać wymagane informacje. Jak wygląda obecnie proces, jakie są z nim problemy, jakie sa wskaźniki opisujące proces etc.
Na tym pierwszym etapie najlepiej jest popełnić błąd polegający na pobieraniu zbyt dużej ilości informacji i filtrowaniu ich podczas pracy, zamiast skończyć z niewystarczającą ilością i ponownie analizować proces.
Krok 5: Wywiady z kluczowymi osobami
W ramach zbierania informacji musisz porozmawiać z zaangażowanymi osobami, aby dowiedzieć się, jakie jest ich zrozumienie procesu i wykorzystać otrzymane od nich informacje, aby zidentyfikować problemy i możliwości poprawy.
Musisz mieć świadomość, że pracownicy będą wnosić własne uczucia i plany do swoich opisów sposobu działania, ale nadal ważne jest, aby ich słuchać, aby lepiej zrozumieć proces.
Uzbrojony w ta wiedze możesz przystąpić po pierwszej mapy – SIPOC
