Firma raportuje 50 wskaźników KPI. Co miesiąc ktoś uzupełnia arkusz. Na przeglądzie zarząd patrzy na 3, może 4 z nich, a resztę przewija.
Często widzę ten obraz. Reszta wskaźników żyje, bo „tak było zawsze”, bo ktoś kiedyś o nie poprosił, bo program je liczy sam.
To nie jest problem z danymi. To problem z doborem.
KPI ma jedno zadanie: pomóc podjąć decyzję. Stąd zasada, od której zaczynam każdą rozmowę o wskaźnikach. Nazywam ją regułą jednej decyzji: wskaźnik zostaje tylko wtedy, gdy potrafisz powiedzieć, jaką decyzję zmieni jego wynik.
Czym jest KPI?
KPI (Key Performance Indicator) to kluczowy wskaźnik efektywności. Kluczowy, czyli jeden z kilku, a nie jeden z pięćdziesięciu. Mierzy to, co decyduje o realizacji celu firmy albo procesu.
Każdy KPI jest wskaźnikiem, ale nie każdy wskaźnik jest KPI. Liczba zamówień w tygodniu to informacja. Terminowość dostaw, na podstawie której przesuwasz ludzi między zmianami, to KPI.
Jak dobrać KPI do swojego biznesu w 5 krokach?
Dobór KPI nie wymaga talentu ani drogiego systemu. To pięć decyzji podjętych w ustalonej kolejności, jak w drzewku decyzyjnym.
Kliknij planszę, aby ją powiększyć.
Określ, na czym zarabiasz. Pierwsze rozgałęzienie: produkcja czy usługi. Jeśli robisz jedno i drugie, zacznij od tej części, która daje większość marży.
Wybierz ramę: trójkąt albo mapę. Przy jednym głównym procesie wystarczy trójkąt jakość, koszt, czas. Przy kilku działach mapa strategii z czterema obszarami.
Wybierz po jednym wskaźniku na wierzchołek albo obszar. W trójkącie daje to 3 wskaźniki, na mapie od 4 do 8. Przy każdym zadaj pytanie z reguły jednej decyzji.
Sprawdź wzór, zanim zaufasz liczbie. Czy wzór liczy to, co mówi nazwa, i czy licznik i mianownik dotyczą tego samego okresu i zakresu.
Ustal właściciela i rytm. Kto odpowiada za wskaźnik, jak często go sprawdzacie i co robicie, gdy przekroczy próg.
Jakie KPI w produkcji, a jakie w usługach?
W produkcji pieniądz powstaje na maszynie i w magazynie. W usługach powstaje w czasie ludzi. Dlatego wskaźniki skopiowane z cudzej firmy tak często nie pasują.
Produkcja
Maszyna i magazyn
OEE (całkowita efektywność wyposażenia), udział braków, terminowość dostaw, rotacja zapasów, koszt jednostkowy.
Usługi
Czas ludzi
Czas od zamówienia do realizacji, odsetek zleceń wykonanych bez poprawek, wykorzystanie godzin, marża na zleceniu, liczba reklamacji.
Oddziel przy tym wskaźniki wyniku od wskaźników procesu. Marża mówi, co się stało. Odsetek zleceń wycenionych przed startem pracy mówi, co do tego prowadzi. Na pierwszy patrzysz raz w miesiącu, na drugi codziennie.
W produkcji wskaźnikiem procesu bywa też poziom zapasu przy linii. Jeśli to on sprawia Ci kłopot, zobacz, jak policzyć liczbę kart w artykule Kanban: co to jest, jak działa i jak policzyć liczbę kart.
Trójkąt QCD czy mapa strategii?
Jeden proces, mała firma
Trójkąt QCD
Jakość, koszt, czas (Quality, Cost, Delivery). Po jednym wskaźniku na wierzchołek. Przykład z usług: zlecenia bez poprawek, marża na zleceniu, czas realizacji.
Kilka działów
Mapa strategii
Finanse, klient, procesy wewnętrzne, rozwój ludzi i organizacji. To rama Balanced Scorecard, którą Robert Kaplan i David Norton opisali w „Harvard Business Review” w 1992 roku.
Siła mapy nie leży w czterech obszarach, tylko w powiązaniach między nimi: przeszkolony zespół poprawia proces, lepszy proces zadowala klienta, zadowolony klient daje wynik finansowy.
Trójkąt jest szybszy. Mapa jest pełniejsza. Moim zdaniem większość małych firm powinna zacząć od trójkąta i przejść na mapę dopiero wtedy, gdy trójkąt przestaje wystarczać.
Jak sprawdzić, czy KPI jest dobrze liczony?
Najczęstszy błąd, jaki widzę, nie dotyczy wyboru wskaźnika, tylko jego wzoru. Przykład: firma liczy „marżę” jako (przychód − koszty) / koszty. To narzut, nie marża.
Ten sam miesiąc, dwa wyniki. Przychód 100 000 zł, koszty 80 000 zł.
Narzut: 20 000 / 80 000 = 25%.
Marża: 20 000 / 100 000 = 20%.
Pięć punktów procentowych różnicy w raporcie dla zarządu.
W produkcji podobnie bywa z OEE. Jeśli raz odejmujesz planowane postoje od czasu dostępnego, a raz nie, wyników z dwóch miesięcy nie da się porównać.
Gdzie pomaga AI?
AI nie zna Twojej firmy. Nie zdecyduje za Ciebie, co jest ważne. Natomiast skraca pracę wokół wskaźników.
Dobór
Pytania przed propozycją
Claude najpierw pyta o firmę, cel i dane, a dopiero potem proponuje od 3 do 5 wskaźników z podziałem na wynik i proces.
Audyt
Sprawdzenie wzorów
Wklejasz formuły z arkusza. Claude wskazuje, gdzie nazwa nie zgadza się ze wzorem, i pokazuje różnicę na przykładzie liczbowym.
Rytm
Karta wskaźnika
Dla każdego KPI powstaje opis: wzór, źródło danych, właściciel, częstotliwość i próg reakcji.
Gotowy prompt, który przeprowadzi Cię przez to drzewko i sprawdzi Twoje wzory, wysyłam w newsletterze KAIzen na Leanie. Zapis znajdziesz na końcu artykułu.
Najczęstsze błędy przy doborze KPI
Za dużo wskaźników. 50 pozycji w raporcie to brak wyboru. Zostaw te, które zmieniają decyzje.
Wskaźniki skopiowane z cudzej firmy. W usługach liczysz rzeczy z produkcji, bo „tak robią duzi”.
Rama nie pasuje do skali. Mała firma buduje rozbudowaną kartę wyników, której nikt nie aktualizuje.
Dobry wskaźnik, zły wzór. Narzut opisany jako marża, OEE liczone raz tak, raz inaczej.
Wskaźnik bez właściciela. Wszyscy go widzą, nikt za niego nie odpowiada, nikt nie reaguje na spadek.
Jeśli firma w ogóle nie zbiera danych, nie zaczynaj od drzewka. Zacznij od jednego wskaźnika, który da się policzyć ręcznie z kartki przy stanowisku albo z kalendarza zleceń, i zbieraj go przez 4 tygodnie. Ludzie, którzy te liczby tworzą, zwykle wiedzą, dlaczego wskaźnik spadł, zanim pokaże to raport. Gdy spadek się powtarza, szukaj przyczyny źródłowej. Jak to zrobić krok po kroku, opisałem w artykule RCCA: jak dojść do przyczyny źródłowej problemu.
Mniej wskaźników. Dobrze policzonych. Więcej decyzji.
Najczęstsze pytania o KPI
Ile KPI powinna mieć firma?
Na poziomie całej firmy zwykle od 3 do 8. Przy trójkącie jakość, koszt, czas wystarczą 3, przy mapie strategii od 4 do 8. Zespoły mogą mieć własne wskaźniki procesu, powiązane z tymi kilkoma.
Czym KPI różni się od zwykłego wskaźnika?
Każdy KPI jest wskaźnikiem, ale tylko niektóre wskaźniki są kluczowe. KPI to ten, od którego zależy decyzja i realizacja celu.
Czy mała firma potrzebuje Balanced Scorecard?
Zwykle nie na start. Trójkąt jakość, koszt, czas jest prostszy i szybciej daje decyzje. Mapa strategii przydaje się, gdy działów jest kilka i trzeba przełożyć strategię na zespoły.
Jak często sprawdzać KPI?
Wskaźniki procesu codziennie albo co tydzień, na krótkiej odprawie przy tablicy. Wskaźniki wyniku, takie jak marża, raz w miesiącu na przeglądzie.
Jedno narzędzie Lean i AI w tygodniu, prosto do Twojej skrzynki
Krok po kroku, na przykładzie z realnego procesu, z podpowiedzią, gdzie AI skraca pracę. Gotowy prompt do doboru i sprawdzania KPI jest w jednym z najbliższych wydań. Wypiszesz się jednym kliknięciem.
