Proces kadrowy w firmie handlowej z 3000 pracowników wyglądał na papierze prosto. Przyjęcie pracownika, lata pracy, odejście na emeryturę. Kilka procedur, kilka formularzy.
Potem rozwinęliśmy go na ścianie.
Mapowaliśmy proces hire to retire, czyli wszystko, co dzieje się z pracownikiem od przyjęcia do pracy do odejścia na emeryturę. Pięć osób, papier, rozmowy z ludźmi. Bez AI.
Mapa pokazała to, czego żadna procedura nie pokazywała.
To jest Makigami. W tym artykule pokażę Ci, czym jest, kiedy go użyć i jak zrobić taką mapę krok po kroku.
Czym jest Makigami?
W produkcji proces widać. Leży zapas, jeździ wózek, stoi maszyna. W biurze proces jest niewidoczny. Płynie przez skrzynki mailowe, segregatory i systemy. Makigami wyciąga go na stół.
Kiedy użyć Makigami? Wtedy, gdy proces biurowy trwa dni, a sama praca zajmuje godziny. Gdy dokument krąży między działami i nikt nie wie, u kogo teraz leży. I gdy te same dane wpisujesz do kilku systemów.
Czym Makigami różni się od VSM?
VSM
„Jak płynie materiał i informacja?”
Mapa strumienia wartości. Pokazuje przepływ, zapasy, czasy cyklu i lead time. Podstawowa mapa w produkcji.
Makigami
„Kto, na jakim dokumencie, w jakim systemie?”
Schodzi poziom niżej, do pojedynczej czynności i pojedynczego dokumentu w biurze.
Proces hire to retire w firmie z 3000 pracowników
Hire to retire to cała droga pracownika przez firmę, od przyjęcia do pracy do odejścia na emeryturę. Mapowaliśmy go w firmie z branży retail, która zatrudnia 3000 osób. Zespół mapujący liczył 5 osób.
Przy 3000 pracowników każdy zbędny krok w procesie kadrowym powtarza się wiele razy w roku. Jeden dodatkowy podpis to nie drobiazg. To kolejka.
Proces podzieliliśmy na trzy etapy:
Przyjęcie do pracy: od decyzji o zatrudnieniu do pierwszego dnia na stanowisku.
Zmiany w trakcie zatrudnienia: aneksy, zmiana stanowiska, szkolenia, badania okresowe.
Odejście z firmy: wypowiedzenie, rozliczenie, świadectwo pracy, przejście na emeryturę.
I tu jest sedno: każdy dział znał swój kawałek. Nikt nie widział całości. Dopiero zwój papieru na ścianie pokazał, co się dzieje pomiędzy działami.
Nie potrzebowaliśmy do tego żadnego systemu ani AI. Wystarczył papier, markery i ludzie, którzy ten proces robią na co dzień.
Jak zrobić Makigami krok po kroku?
Ustal granice procesu. Gdzie się zaczyna, gdzie kończy, kto jest klientem. Pomaga szybki SIPOC.
Zbierz zespół. Po jednej osobie z każdego działu, przez który przechodzi proces. Trzon to 3–5 osób, najwyżej 7.
Rozwiń papier na ścianie. Każdy dział dostaje swój tor, jak na basenie.
Idź krok po kroku za dokumentem. Przy każdej czynności zapisz: kto, co robi, na jakim dokumencie, w jakim systemie, ile trwa praca, ile trwa czekanie.
Rysuj to, co ludzie robią, a nie to, co jest w procedurze. Nie wiesz, nie zgaduj, dopytuj.
Zaznacz problemy. Czerwone kartki przy każdym czekaniu, poprawce, podwójnym wpisywaniu danych i zbędnym podpisie.
Policz czas pracy i czas całkowity. Różnica między nimi to Twój potencjał.
Narysuj stan przyszły i plan działań na 30, 60 i 90 dni z nazwiskami i terminami.
Moim zdaniem najważniejszy jest krok 5. Pracownik zna proces lepiej niż procedura i lepiej niż konsultant.
Najczęstsze błędy w Makigami
Mapa z procedury. Wszystko wygląda dobrze, tylko nikt tak nie pracuje.
Za duży kawałek naraz. Hire to retire to duży proces. Jeśli robisz Makigami pierwszy raz, zacznij od jednego etapu, na przykład przyjęcia do pracy.
Bez czasów. Mapa bez czasu pracy i czasu czekania to tylko rysunek.
Mapa do szuflady. Bez planu 30/60/90 dni było to ładne ćwiczenie, nic więcej.
Najczęstsze pytania o Makigami
Co to jest Makigami?
Mapa procesu biurowego lub usługowego na długim arkuszu papieru. Pokazuje kroki, dokumenty, systemy i czasy każdej czynności.
Czym Makigami różni się od VSM?
VSM pokazuje przepływ materiału i informacji, głównie w produkcji. Makigami schodzi do pojedynczych czynności i dokumentów w biurze.
Do jakich procesów pasuje Makigami?
Do procesów kadrowych, zakupów, ofertowania, obsługi reklamacji i każdego procesu, który płynie przez dokumenty i systemy.
Jedno narzędzie Lean i AI w tygodniu, prosto do Twojej skrzynki
Krok po kroku, na przykładzie z realnego procesu, z podpowiedzią, gdzie AI skraca pracę. Czyta go ponad 400 praktyków. Wypiszesz się jednym kliknięciem.
